第一步，需要在网上进行申报，条件符合后才能受理。
（一）所需材料：
1. 申请书（正本）
2. 任命书（正本）
3. 首席代表个人首席代表个人简历、身份证/护照复印件、4张2寸照片
4. 开业合法证书
5. 银行资信证明
6. 公司介绍（正本）
7. 提供物业管理公司出具(台港澳、外国企业常驻代表机构)的
驻在证明正本
8. 上海办公用房租赁合同（正本，期限在1年以上）房产证的复印件
（二）材料的要求和范本：
（1）申请书要求
1） 申请书请用贵公司正式信笺打印，欧美公司需要英文原件和
中文译本，日本公司需要日文或英文原件和中文译本， 港澳台
企业用中文即可（准备1份正本），致上海市工商行政管理局。
申请书应写明公司的简历和经营范围以及设立上海代表处的目的，
代表机构名称、业务范围、首席代表姓名、地址和期限
（最长为三年，到时可申请延期）。
2） 申请书须贵公司懂事长或总经理签名，并在签名旁打印上签名者的
印刷体和职称，同时加盖贵公司的印章。
代表处注册之办公场所规定
?? 需具有“涉外”办公资格的商务楼宇。
执照证件清单如下：
- 批准证书正、副本。
- 营业执照正、副本。
- 电子营业执照一套。
- 组织机构代码证及正、副本及IC卡。
- 公章、财务章、法人章各一枚。
- 国税和地税正、副本。
- 外汇登记证。
- 海关登记证。
- 统计证。
- 财政登记证。
- 检验检疫证。
外国企业常驻代表机构设立登记，一般要经过以下步骤：
第一步：按照业务性质，报北京市商务局或国务院相关主管委、部、局批准，取得《批准证书》；
注：外国广告企业、医药类企业、贸易企业、制造企业、货运代理企业、承包企业、咨询企业、投资企业、租赁企业、教育机构、铁路运输企业等不需报经有关部门审批，应直接到北京市工商行政管理局办理登记注册。
第二步：领取登记表格;
第三步：递交申请材料，材料齐全，符合法定形式的，等候领取《准予设立登记通知书》；
第四步：领取《准予设立登记通知书》后，按照《准予设立登记通知书》确定的日期到工商局交费并领取登记证和代表证。
特别提请注意：
在办理外国企业常驻代表机构登记注册时，应由首席代表或首席代表委托的代表向登记机关递交申请材料，提交的文件、证件为外文的，应附中文译件。
外国企业常驻代表机构登记应提交的文件、证件
（一）外国企业常驻代表机构设立登记应提交的文件、证件：
1、《外国（地区）企业常驻代表机构设立登记表》(内含《代表机构基本情况》、《驻在地址证明》、《首席代表登记表》、《代表登记表》等表格)；
2、国务院有关委、部、局或北京市商务局颁发的有效期（自签发之日起30日）以内的《批准证书》原件；
3、派出企业董事长或总经理签署的申请书（原件）(内含：常驻代表机构名称、驻在地点、首席代表及代表姓名、代表机构业务范围、驻在期限)；
4、派出企业所在国（地区）登记机关颁发的合法开业证明复印件，其中香港特别行政区的有限公司需同时提交香港税务机关颁发的有效期以内的《商业登记证》复印件；
5、与该派出企业有业务往来的金融机构出具的资信证明（原件）；
6、派出企业董事长或总经理签署的首席代表和代表授权书（或委任书）（原件）以及首席代表和代表简历（附每位代表的照片三张）。由中国公民担任首席代表或代表的，应提交外事服务单位出具的派遣函；
注：外事服务单位包括：北京外企服务集团有限责任公司、中国四达国际经济技术合作公司、中国国际技术智力合作公司、中国国际企业合作公司、中国国际人才开发中心、北京外航服务公司等。
7、《指定（委托）书》；
8、《企业秘书(联系人)登记表》；
9、金融、保险业除提交以上文件、证件外（不含第5项），还应同时提交派出机构的资产和损益年报、组织章程、董事会名单。
（二）外国企业常驻代表机构延长驻在期登记应提交的文件、证件：
常驻代表机构一次批准驻在期一般不超过三年（金融机构为六年），期满需继续常驻的，应于原批准机关批准后30日内，申请驻在期延期登记，提交以下文件、证件：
1、《外国(地区)企业常驻代表机构变更(延期)登记申请书》(内含《代表机构变更(延期)登记申请表》、《驻在地址证明》)；
2、原批准机关的《延期批准证书》原件；
3、原《登记证》和《代表证》；
4、《指定（委托）书》。
注：直接办理登记的外国企业常驻代表机构不需审批机关批准；审批机关取消了延期批准手续的，外国企业常驻代表机构直接到北京市工商行政管理局办理延期登记注册。上述两类代表机构驻在期届满申请延期的，其驻在期限以申请期限为准。